ความหมายและลักษณะของระบบสารสนเทศ
-ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่ได้จากการรวบรวมข้อมูล มีหลายรูปแบบ เช่น ข้อความ เสียง เป็นต้น
-สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว
-ระบบสารสนเทศ คือ การรวบรวม บันทึก และประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ
กระบวนการทำงานประกอบไปด้วย
1. การนำข้อมูลเข้า คือ การรวบรวมข้อมูลดิบมาเพื่อประมวลผล
2. การประมวลผลข้อมูล คือ การนำข้อมูลดิบที่ได้รวบรวมมาแล้ว มาทำให้เป็นสารสนเทศ
3. การแสดงผล คือ การแสดงผลลัพธ์ที่ได้ประมวลผลแล้ว
4. การจัดเก็บข้อมูล คือ การจัดเก็บข้อมูลที่ได้ทั้งหมด
ลักษณะของระบบสารสนเทศ
-ระบบสารสนเทศที่ดีต้องมีความเชื่อถือได้ เข้าใจง่าย ปลอดภัยและสามารถตรวจสอบได้ รวมถึงสอดคล้องต่อความต้องการอีกด้วย
ประเภทของระบบสารสนเทศ
1. ระบบสารสนเทศประมวลผลอายุรกรรม คือ ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการบันทึก เช่น บันทึกรายการขายประจำวัน การฝาก-ถอนเงินจากธนาคาร เป็นต้น2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ การนำข้อมูลจากระบบสารสนเทศประมวลผลอายุรกรรมมาประมวลผลอีกครั้ง เพื่อนำไปใช้ในการควบคุมการทำงานหรือตัดสินใจในระดับปฏิบัติการ สารสนเทศที่ได้ในระบบนี้จะอยู่ในรูปแบบรายงานสรุปประเภทต่างๆ เช่น รายงานยอดขายของพนักงาน รายงานแสดงจำนวนรายชื่อนักเรียนที่มีเกรดเฉลี่ยในระดับต่างๆ
3. ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยผู้บริหารระดับสูงตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ เช่น การคิดโปรโมชั่นของสินค้า เป็นต้น
4. ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการแลกเปลี่ยน มักใช้ในการประชุมทางไกลหรือการสอบถามความคิดเห็น เป็นต้น
5. ระบบสารสนเทศทางภูมิศาสตร์ คือ ระบบสารสนเทศที่นำมาจัดแสดงในรูปแบบของแผนที่ดิจิตอล
6. ระบบสารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยวิเคราะห์ปัญหา มักนำเสนอในรูปแบบกราฟ ตาราง เป็นต้น
7. ปัญญาประดิษฐ์ คือ การพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ให้มีพฤติกรรมเหมือนมนุษย์ เพื่อใช้ในทางการแพทย์ เป็นต้น
8. ระบบสารสนเทศสำนักงาน คือ ระบบที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เช่น การจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมายธุรกิจ เป็นต้น
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศซึ่งเป็นระบบสนับสนุนการบริหารงาน การจัดการ และการปฏิบัติการของบุคคล ไม่ว่าจะป็นระดับบุคคล ระดับกลุ่มหรือ ระดับองค์การ ไม่ใช่มีเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังมีองค์ประกอบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของระบบอีก รวม 5 องค์ประกอบ คือ ฮาร์ดแวร์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ หรือ ชุดคำสั่ง ข้อมูล บุคลากร และขั้นตอนการปฏิบัติงาน ซึ้งจะขาดองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนี่งไม่ได้
1) ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์
อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจ ซอฟต์แวร์
2) ซอฟต์แวร์ (Software)
ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่าง ๆ ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น มีส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนชอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับบุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น ส่วนงานในระดับองค์การส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่าจ้าง หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์การ เป็นต้น
ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่าง ๆ ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น มีส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนชอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับบุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น ส่วนงานในระดับองค์การส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่าจ้าง หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์การ เป็นต้น
3) ข้อมูล (Data) ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้ เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์การ ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
การนำข้อมูลและสารสนเทศมาใช้ในระบบสารสนเทศจะมีระดับโครงสร้างของข้อมูล(Data Structure) แบ่งเป็น
- บิต (Bit) คือ เลขฐานสองหนี่งหลัก มีค่าเป็น 0 และ 1
- ตัวอักษร (Character) คือ กลุ่มของบิตที่สามารถแทนค่าตัวอักษรได้
- เขตข้อมูล (Field) คือ กลุ่มตัวอักษรที่แทนข้อเท็จจริง
- ระเบียนข้อมูล (Record) คือ โครงสร้างข้อมูลที่แทนตัววัตถุ 1 ชิ้น
- แฟ้มข้อมูล (File) คือ ตารางที่เป็นกลุ่มของระเบียน ที่มีโครงสร้างข้อมูลเดียวกัน
- ฐานข้อมูล (Database) คือ กลุ่มของตารางที่มีความสัมพันธ์กัน
4) บุคลากร (Peopleware)
บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใด โอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมากขึ้น ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความต้องการ สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์การที่มีความซับซ้อนมาก อาจจะต้องใช้บุคคลากรในสาขาคอมพิวเตอร์ โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน
บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใด โอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมากขึ้น ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความต้องการ สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์การที่มีความซับซ้อนมาก อาจจะต้องใช้บุคคลากรในสาขาคอมพิวเตอร์ โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน
5) ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยงข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอน การปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนการปฏิบัติเมื่อเครื่องมือชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเล่านี้ต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานให้ชัดเจน
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ แบ่งเป็น 6 ขั้นตอน คือ
-ขั้นตอนที่ 1 การวางแผนระบบ
การกำหนดปัญหาและความต้องการ
การกำหนดวัตถุประสงค์
การศึกษาความเป็นไปได้
-ขั้นตอนที่ 2 การวิเคราะห์ระบบ
-ขั้นตอนที่ 3 การออกแบบระบบ
-ขั้นตอนที่ 4 การพัฒนาระบบ
-ขั้นตอนที่ 5 การติดตั้งระบบ
-ขั้นตอนที่ 6 การดูแลรักษาระบบ
